Los sistemas de Información en las Organizaciones

Parte I

El ejemplo se realizara sobre una institución privada, el Nuevo Banco de Entre Ríos, cuya implementación de tecnología afecta directamente al personal de cajas.

El ejemplo se basa en los ERS ( Entre Ríos Servicios).

Este sistema se implementó con la intención de reducir los tiempos y demoras al momento de realizar pagos de facturas en el banco. Consiste en poder abonar el impuesto Inmobiliario, Automotor y Sellados; AFIP; Consorcios; Cooperativas de Servicios; Luz; Gas; Agua y Televisión por Cable; Internet; Telefonía fija y Celular; Obras Sociales; Mutuales; Colegios Profesionales; Institutos y Escuelas; Clubes; Planes de Ahorro; Planes de Vivienda, de una manera mas fácil y rápido sin la necesidad de pasar por el banco, cuya franja horaria es mayor  la ofrecida por el banco.

La instalación de un ERS se lleva a cabo tanto en comercios, supermercados como así también en estudios contables y municipios , en donde el banco tiene sucursales. El ente interesado, solicita el pedido de instalación al banco , éste realiza el análisis correspondiente y si corresponde autoriza la instalación. El banco provee de una computadora y una lectora de barras con un sistema que le permita realizar los cobros detallados anteriormente.

El puesto que comienza a operar se encuentre en constante control por el banco.

Estructuralmente , el cambio se visualizó al disminuir el ingreso de personas al banco, las cuales optan por dirigirse al los puestos ERS,  ésto disminuyo notablemente las tareas realizadas por el personal de cajas, los cuales fueron designados a otras funciones fuera de la linea de cajas como por ejemplo venta de tarjetas de crédito u otros servicios que el banco ofrece.

Podemos observar que tecnológicamente se cumplió el objetivo que fue, disminuir las diarias congestiones de gente , por otra parte para el personal de cajas no lo ven de igual manera puesto que disminuyeron sus actividades.

Parte II

Organización: Privada - NUEVO BANCO DE ENTRE RÍOS  

Rubro: Apertura de cuentas corrientes

Tipo de gestión: Producción

Ciclo de vida de los Datos

• Generación y captura de los datos: los datos se obtienen a través de solicitudes que realizan las distintas sucursales del Banco, tanto de manera personal o por escrito.
• Evaluación: se evalúa si se puede cumplir con las solicitudes en tiempo y forma.
• Destrucción: en el caso de que las solicitudes estén incompletas ( falta  de datos personales o financieros de los clientes), se procede al rechazo de la misma y posterior devolución para sus correcciones para una futura carga .
• Almacenamiento: si la carpeta no tiene errores se realiza la carga , posteriormente se almacenan los datos de los clientes (nombre, apellido, dirección, etc.) en una base de datos en una computadora.
• Recupero: una vez guardados los datos. éstos están en condiciones de ser utilizados por la parte de alta de cuentas para su apertura.
• Clasificación: se realiza una clasificación de las cuentas, para dar prioridad según la fecha de solicitud de apertura .
• Cálculos : se realizan los cálculos de cuantas solicitudes se reciben semanalmente.
• Utilización:  a su vez, los datos son utilizados para verificar cuantos rechazos se originan y si éstos son cometidos por las mismas Sucursales.

Dentro de este sistema de información se pueden observar los siguientes tipos de informes: 

Informes Periódicos: informes quincenales de las solicitudes de aperturas de cuentas recibidas, emitidas a la gerencia.

Informes Críticos: informe de la cantidad de rechazos de aperturas de cuentas diarios.

Informes al Instante: Informe sobre la cantidad de aperturas de cuestas realizadas .

Informes de Excepción: Informes de los motivos en las demoras de apertura de las cuentas.

Efectos positivos y negativos de los sistemas de informacion computarizados

En los sistemas de informacion informatizados podemos ver desde un aspecto positivo, la velocidad y precisión al realizar una tarea, la confiabilidad que genera la informatización.

Por otra parte como aspectos negativos encontramos la falta de experiencia del personal, no cualquiera está capacitado para manejar un sistema informatizado, la innovación es otro factor fundamental, si los sistemas no se actualizan constantemente terminan siendo obsoletos, generando perdidas para la organización.

Reflexión: los sistemas de informacion son la base de un buen manejo dentro de una organización, aplicados correctamente , nos harán alcanzar nuestros objetivos fácilmente, de lo contrario seria un gran perjuicio para nuestra organización.

Bibliografía:   

Apuntes de cátedra ( consultado 24-10-14)

Sitio Web: www.draw.io -https://www.draw.io/ ( consultado 24-10-14)

 

ERP ( PLANIFICACION DE RECURSOS EMPRESARIALES)

El sistema de planeamiento de la empresa, mejor conocido como ERP por sus siglas en inglés "Entreprise Resource Planning – ERP" . es un sistema estructurado que busca satisfacer la demanda de soluciones de gestión empresarial, basado en el concepto de una solución completa que permita a las empresas unificar las diferentes áreas de productividad de la misma.

En la actualidad, la implantación de sistema de gestión, que sirve de soporte para la realización de una administración eficiente, ha adquirido un auge significativo en el mercado empresarial, ya que las empresas buscan maximizar sus beneficios, minimizando sus costos y es utilidad de estos sistemas (ERP), brindar el soporte necesario para alcanzar los objetivos deseados.

Los sistemas ERP, brindan soluciones prácticas e integrales a problemas reales y revolucionan por completo la manera de hacer negocios de la empresa. Cierto, si, pero es también el hecgo de que un sistema de este tipo, o cualquier otro similar, en realidad no puede ser todo perfecto lo que se dice. Y en dado caso que lo fuera, el sistema por si solo es inútil y si se cae en la sub utilización ya sea por ignorancia, displicencia o simplemente por mala utilización todo el proyecto se viene abajo. La pregunta es entonces, si deseo implementar un sistema de estas características, ¿ Qué debo hacer para hacerlo con éxito? ¿Por qué fallan las implementaciones de ERP?

De acuerdo a casos sucedidos a fines de la década de los 90, un proyecto de implantación de un sistema ERP se puede venir abajo, sin importar el tamaño de la empresa o el enfoque del sistema. Ya le sucedió a Hershey’s, el famoso fabricante de chocolates y alimentos norteamericano en el año 1999. el caso es bastante trágico: debido a una mala implementación, surgieron problemas operativos hubo retrasos tremendos para surtir mercancías tanto en Navidad como en Halloween, dos épocas clave para la venta de sus productos. El resultado: las acciones de la empresa cerraron el año un 27% por debajo del precio pico registrado en años anteriores. Sin duda algunas, pr tratarse de una empresa de grandes proporciones y fama mundial, ha sido el fracaso más sonado (tambiém por el hecho de que en millones de dólares, la pérdida fue escandalosa). Sin embargo, otros empresarios y grupos han sufrido descalabros grandes por una mala implementación. Si le sucede a Hershey’s y a Whirlpool, que son gigantes en sus industrias, ¿Cómo evitar caer? ¿ Dónde esta la falla?

Algunos especialistas afirman que el error fundamental está en el entrenamiento. Supuestamente el error aquí es de concepto. Podemos citar la frase expresada por dice Jhon Conklin 1, que dice que el entrenamiento evoca imágenes de "perros saltando aros" (haciendo alusión a que entrenar es únicamente lograr que alguien realice algo sin más trasfondo no explicación). Para él, en realidad, se trata de dos conceptos y no de uno: educación y entrenamiento. De acuerdo a sus conceptos, para poder lograr un manejo adecuado de cualquier situación nueva, se les debe de proporcionar a los sujetos el qué, el por qué y el cómo. La educación es el por qué, el quién y el dónde. El entrenamiento es el cómo. Tiene mucho mayor peso las variables enseñadas en el proceso educativo. Si el enfoque es únicamente en el cómo, se caerá en error. Aquí es donde se ha venido fallando en el concepto de entrenamiento. El primer error es pretender que donde como se está implementando un sistema tecnológico, el entrenamiento debe girar en torno a enseñarles a los empleados dónde llenar los campos, qué hacer en las pantallas y el términos generales, cómo funciona la herramienta tecnológica. Demasiado énfasis en el sistema tecnológico y prácticamente nada en las variables para fomentar su compresión completa y su pleno convencimiento de que el sistema es nuevo, es diferente, es mejor y de que dadas sus características, el buen desempeño humano al hacer uso del mismo o sus errores tendrán un impacto profundo y en ocasiones severo para toda la organización. Un sistema ERP es fundamentalmente integrador, se basa por el completo en la interrelación de las variables y en su plena interdependencia.

Los ERP con su significado en español de Planeación de Recursos Empresariales o Enterprise Resource Planning en inglés, es una forma de utilizar la información a través de la organización de forma más proactiva en todas las unidades de negocio que conforman una empresa como lo son: Producción, compras, inventario y cadena de suministros, abastecimiento, finanzas, recursos humanos, logística y distribución, ventas, servicio al cliente y relación con proveedores.Nos encontramos en una época de intercambio con otros países, llamado globalización; en donde las compañías tienen interacción con clientes y proveedores de todas partes del mundo. Este tipo de soluciones ERP les permitirá mantenerse a la vanguardia e innovación para tener éxito en los mercados en los que se desarrollan. Y poder estar al nivel de las empresas de cualquier parte del mundo. Los ERP, han llevado a las empresas a ser agentes de cambio, para obtener el liderazgo en sus mercados. Sin embargo, no es tan fácil que las compañías de nuestro país implementen estas soluciones en sus unidades de negocio y algunas de las razones son:
Están acostumbradas a trabajar en un sistema tradicional en el que la mayoría de las tareas se lleva a cabo aun de manera manual; y piensan que tecnología es simplemente tener una computadora.
Las compañías piensan que la tecnología le elevará sus costos, cuando la relación es al revés, la implementación de la tecnológica traerá consigo la reducción de los costos, el aumento en la calidad, y la eficiencia y eficacia en sus productos o servicios.
Las soluciones ERP tienen precios altos, mas, las soluciones que proporcionan harán que la compañía reduzca costos y aumente la calidad y el servicio al cliente.

A pesar de la existencia de estas razones existen muchas empresas de tamaño mediano y grande a nivel nacional e internacional que han implementado las soluciones ERP entre las que se encuentran:

INTERNACIONAL	NACIONAL
MEXLUB	Instituto de Estabilización de Precios
SABRITAS	Secretaria de Estado de Educación
CIGATAM	Secretaria de Estado de Agricultura
HULES	FERQUIDO

Entre los principales proveedores del mercado de los ERP se encuentran: SAP, Baan, Peoplesoft, JD Edwards, Oracle, Progress Software, QAD.

Según la experiencia de estas empresas las ventajas de las soluciones ERP son: menores Costos Velocidad Combinada con Flexibilidad Una Toma de Decisiones y Ejecución Mejorada, así como también Seguridad en las plataformas que utilizan Desarrollo de pronósticos acertados que darán una buena dirección a la empresa.

Los ERP, logran unir diferentes estrategias que cumplen las necesidades exigibles por las empresas locales, entre las que podemos citar tenemos las siguientes:

Necesitamos medir: El Desempeño de la Gestión de Recursos Humanos El Valor que la Gestión de Recursos Humanos agrega a la empresa. Se requieren múltiples métricas. Se requiere conocer esas métricas a diferentes niveles: Corporativo Regional Funcional Por Nivel, costo por contratación Tiempo de Contratación

Rotación Causas de Rotación Costo de Rotación Nivel de Disponibilidad Nivel de Compromiso con el Trabajo Nivel de Competencia Nivel de Desempeño Nivel de Satisfacción •Efectividad de Reclutamiento. Costo de Beneficios Causas de Ausentismo Costo de Capacitación Tiempo de Capacitación Eficacia de la Capacitación

Reflexión: podemos decir que existe una interacción entre el ERP y los distintos procesos que existen dentro de la compañía y que es necesario que se involucre la alta dirección en la implementación y mantenimiento del sistema operativo para que éste tenga éxito.
Podemos decir que si una compañía tiene procesos que no son coherentes, solo se pierde tiempo, dinero y esfuerzo en la implementación de los Softwares de ERP, debido a que tratan de modificar un sistema que esta bien diseñado para adecuarlo a un mal proceso de la compañía.
Asimismo para un buen funcionamiento ERP deben coincidir tanto personal capacitado, la infraestructura adecuada y fundamentalmente una clara comunicación para poder implementar con exito un buen sistema.


Bibliografia:

Sitio WEB :http://www.monografias.com/trabajos14/enfoque-gestion/enfoque-gestion.shtml ( consultado 22-10-14)

Función Solver

C48: Instalamos el complemento Solver

E1: Seleccionamos el menú Herramientas y luego vamos a Complementos

En el panel derecho encontrarás el complemento llamado Solver. Para activarlo debes hacer clic en el botón Ir de la sección Administrar.

E2: Se mostrará el cuadro de diálogo Complementos y deberás marcar la casilla de verificación de Solver y aceptar los cambios.

Para utilizar el complemento Solver debes ir a la ficha Datos y Excel habrá creado un nuevo grupo llamado Análisis el cual contendrá el comando Solver.

C49: Aplico la función Solver.

A través del siguiente video , explicaremos como aplicamos la función Solver.




Reflexión:
No conocía la utilización de esta herramienta, es muy importante si la aplicamos correctamente para poder determinar gastos futuros o reducir los mismos por una cuestión de costos. Es aplicable tanto en la Administración Publica como Privada.


Bibliografía:
Sitio Web: youtube.com: https://www.youtube.com/watch?v=400NVJF80b4 ( consultado10-10-14)
Sitio Web:www.gerencie.com: http://www.gerencie.com/interpretar-la-herramienta-solver-de-excel-2007.html ( consultado10-10-14)

Como relacionamos DATOS, INFORMACIÓN, CONOCIMIENTO Y SABIDURÍA

Dato, Información, Conocimiento y Sabiduría

El modelo Dato-Información-Conocimiento-Sabiduría consiste en un modelo jerárquico piramidal, es decir que cada capa se apoya en la capa inferior, ya que sencillamente le da un valor añadido a ésta, dicho valor añadido junto con el valor de la capa inferior dan como resultado una nueva capa. La base de la pirámide es el dato, justo encima del dato está la capa de información la cual se forma a partir del dato. Sobre la capa de información está la capa de conocimiento que al igual que ocurre con la capa inferior la capa de conocimiento da un valor añadido a la capa de información. Por último como capa cúspide de la pirámide está la capa desabiduría.

La pirámide DICS podemos aplicarla en los sistemas de información para identificar cual es el estadio de la pirámide en el que se encuentra nuestro sistema y analizar si realmente se ha conseguido el objetivo que se perseguía. Pero no solo desde el punto de vista de los objetivos puramente de negocio es útil analizar y reflexionar sobre la posición de la pirámide que ocupa nuestra plataforma, desde un punto de vista de la gestión de los recursos, conocer la distribución de nuestro equipo humano en la pirámide es un ejercicio que nos permitirá identificar lagunas y carencias de conocimiento que podrían provocar de manera directa problemas en la gestión tanto de los Sistemas de Información como del equipo humano.

La aportación que cada componente del equipo de personas que explotan un Sistema de Información se puede medir de muchas formas, pero hay dos variables que son tremendamente útiles, la actitud y la aptitud. El mantener dichas variables dentro de unos rangos mínimos permitirá que el equipo funcione correctamente.

Dato
Podemos definir el dato como la unidad mínima de información con la que trabajamos, el dato por si solo no aporta nada, no podemos tomar decisiones únicamente contando con el dato, independientemente del número de datos que tengamos. El dato simplemente nos ayuda a disponer de una representación entendible para nosotros de ciertas características tangibles o abstractas del sistema. Datos son por ejemplo los bytes de la memoria de una máquina, el número de transferencias que realiza un disco duro, la velocidad de una tarjeta de red o el número de cores de un procesador, todos estos ejemplos son “datos” que por si solos no aportan nada, simplemente son valores que podemos obtener de un Sistema de información y cuyos nombres son la nomenclatura acordada oficial o extraoficialmente para que todas las personas que trabajamos en las áreas de Sistemas podamos identificar de qué dato se trata.

Como ejemplo, podemos comentar la utilidad de los comandos de un SO, son pequeños programas que nos permiten ejecutar sencillas acciones sobre los sistemas, la mayoría de esta acciones consisten en operaciones para obtener datos, por ejemplo el consumo de CPU, el número de páginas usadas en memoria, el número de semáforos creados, el identificador de un usuario, el tamaño de un disco, etc.

Dato = Unida mínima de información

Información

El segundo nivel de la pirámide DICS es la información, como hemos comentado, el dato por si solo no sirve para mucho, necesitamos agrupar los datos para obtener algo mas que simples cifras sobre los elementos de una plataforma o estados de los dispositivos que forman parte del Sistema de Información. Podemos decir que la información consiste en la agrupación de varios datos y que dicha agrupación confiere un significado al conjunto, añadiendo un nivel mas de valor al que se puede obtener del dato por si solo. Obtener información de un conjunto de datos es un ejercicio de inteligencia propiamente dicho, ya no se trata de valores identificados con un nombre, sino que se realiza un ejercicio de abstracción del conjunto de datos para obtener un valor que los represente a todos, de esta forma la información trasmite un mensaje que puede ser interpretado.

Como ejemplos de información de un Sistema de Información podemos citar el estado de una máquina, la información de estado está compuesta por la agrupación de todos los datos relevantes de una máquina, por ejemplo el uso de CPU, el uso de disco, el uso de la
red, etc. Todos estos datos en su conjunto permiten dar información sobre el estado de una máquina. Subiendo un nivel en la arquitectura de un sistema de información, podemos poner otro ejemplo, el estado de la plataforma mediante la obtención de la información
agrupando los datos de estado de todos los elementos de una plataforma, en este caso el dato es la información que se obtiene de cada sistema y la información es la agrupación de todos los estados, dando de esta forma información sobre el sistema de información en su totalidad.

Información = Agrupación de los datos para trasmitir un mensaje del conjunto

Conocimiento

El segundo peldaño de la pirámide es el conocimiento. La información nos permite obtener agrupar los datos disponibles y generar ciertas abstracciones para que podamos trabajar con una representación del conjunto de datos. Si queremos seguir avanzando en la pirámide DICS debemos aportar algo mas a la información y como es la experiencia. Decimos que el conocimiento es la suma de la información y la experiencia. Podemos recoger todos los datos de un sistema, agruparlos para obtener información, por ejemplo información de estado de los elementos de la plataforma, Conocimiento sería aplicar nuestra experiencia a la información para identificar posibles tendencias en el comportamiento del sistema. Nuestra experiencia nos permite ir ampliar la información del sistema comparándola con otras situaciones parecidas y que nos permite no tener que disponer de todo el juego de datos e información. Una persona con experiencia no necesita conocer toda la información que un sistema puede generar para identificar problemas, tendencias, etc.

Conocimiento = Información + Experiencia

Sabiduría

El último peldaño de la pirámide es la sabiduría, esta es la cúspide del entendimiento que podemos llegar a tener sobre algo. La sabiduría es la suma del conocimiento y la optimización. La optimización es un proceso creativo que se encarga de intentar modificaciones en la gestión de la información que realiza el Sistema de Información para cubrir las necesidades del negocio. La sabiduría supone poder modificar el sistema para mejorarlo con la garantía que dichas modificaciones lo mejoraran, gestionando todo el conocimiento para la toma de decisiones.

Sabiduría = Conocimiento + Optimización

A continuacion le dejo el siguiente ejemplo, en donde se observan las distintas etapas descritas anteriormente:  

Reflexión: podemos decir que para garantizar el mayor rendimiento de un Sistemas de Información, entre otras actividades debemos analizar como los sistemas con los que trabajamos y las personas, sean parte de los equipos que gestionamos. Este análisis nos permitirá identificar problemas actuales o conflictos futuros, carencias y necesidades en la proceso, el conocimiento es una herramienta fundamental en la optimización de los procesos que controlan el Sistema de Información.

Biografía:

Sitio Web: http://jjmora.es/gestion-del-conocimiento/ (consultado 02-10-14)
Sitio Web: https://www.google.com.ar/#q=IMAGENES%20DE%20SABIduria (consultado 02-10-14)